Mengenal Apa Itu SOW dan Cara Membuatnya

TEMPO.CO, Jakarta - Scope of Work atau SOW merupakan istilah yang baru-baru ini beredar kembali di internet dan biasanya digunakan dalam proyek pemasaran. Sudahkah Anda tahu, apa itu SOW?

SOW memiliki tujuan untuk menghindari miskomunikasi dan mispersepsi antara seluruh pihak yang bekerja sama demi kesuksesan proyek. Sebab, proyek kontrak dan bisnis membutuhkan panduan yang jelas dan akurat agar tidak menimbulkan kerugian.

Dokumen pernyataan kerja ini umumnya digunakan dalam proyek bisnis yang memuat ruang lingkup, tujuan, batasan, hingga tanggung jawab selama proyek berjalan. 

Menariknya, dokumen ini tidak hanya digunakan dalam proyek pemasaran saja dan dapat digunakan dalam berbagai jenis bidang. Untuk itu, mari ketahui pengertian SOW, cara membuat dan hal-hal yang harus diperhatikan berikut ini.

Pengertian SOW

SOW atau Statement of Work merupakan dokumen tertulis yang berisi rincian pekerjaan yang harus dicapai selama pembuatan proyek seperti deskripsi proyek, ruang lingkup kerja, tujuan, batasan, hingga tanggung jawab para pihak yang terlibat dalam proyek. 

Statement of Work ini digunakan dalam berbagai konteks seperti proyek konstruksi, teknologi informasi, konsultasi, manufaktur, dan lainnya. 

Cara Membuat SOW

1. Deskripsi Proyek

Pastikan untuk jelaskan deskripsi seperti tujuan singkat, latar belakang, hingga alasan pembuatan proyek. Identifikasi pemangku kepentingan utama dapat dipaparkan juga secara keseluruhan apabila diperlukan. 

2. Ruang Lingkup Kerja

Proyek dijelaskan dengan detail ruang lingkupnya seperti produk, layanan, fungsi, fitur, pekerjaan yang harus diselesaikan dan segala pekerjaan yang tidak termasuk dalam ruang lingkup proyek.

3. Tujuan

Tentukan tujuan utama proyek yang ingin dicapai, usahakan tujuan harus terukur dan teruji agar menghasilkan proyek sempurna.

4. Waktu dan Batasan

Berikan waktu dan batasan yang diperlukan dengan jelas selama pembuatan proyek berlangsung. Cara ini dinilai ampuh untuk menambah produktivitas para pekerja proyek dan tidak menyepelekan waktu.

5. Tanggung Jawab

Usahakan untuk mengidentifikasi pihak-pihak yang bertanggung jawab atas segala jenis proyek yang dijalani seperti manajemen, pelaksanaan, pengawasaan. Selain itu, berikan tanggung jawab masing-masing secara rinci dan baik.

6. Biaya dan Anggaran

Apabila dibutuhkan, sebutkan anggaran proyek, beserta metode pembayaran, dan batasan biaya yang harus dilakukan untuk menghindari kesalahpahaman.

Hal-Hal yang Harus Diperhatikan SOW

1. Ketepatan dan Klaritas

SOW memang harus tepat, jelas, dan bebas dari bahasa yang ambigu atau subyektif, cara ini dilakukan untuk menghindari kesalahpahaman penafsiran yang merugikan banyak pihak.

2. Konsistensi

Pastikan SOW konsisten yang berisi perjanjian kontrak utama maupun perjanjian kerjasama. 

3. Dokumentasi

Usahakan selama proyek berlangsung, selalu mendokumentasikan segala pihak yang terlibat dan setiap momen acara yang diselenggarakan.

4. Kesepahaman Bersama

Pastikan bahwa semua pihak yang terlibat telah membaca, memahami, dan menyetujui SOW sebelum proyek mulai dikerjakan.

5. Evaluasi dan Pemantauan

Proyek dapat dipantau dan dievaluasi menggunakan data SOW, usahakan pencapaian proyek sesuai dengan yang tertera dalam  SOW tersebut.