Pengertian Korespondensi, Fungsi, Unsur, Jenis, dan Contohnya

Perbesar

Rostislav Zhuravlev, koresponden RIA Novosti. Telegram

Baca berita dengan sedikit iklan, klik di sini

TEMPO.CO, JAKARTA - Korespondensi merujuk pada istilah yang menyatakan perihal surat menyurat, sebagaimana menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI). Istilah korespondensi umumnya digunakan dalam konteks kegiatan formal, seperti di dunia usaha, perkantoran, instansi pemerintahan, hingga perguruan tinggi.

Baca berita dengan sedikit iklan, klik di sini

Menurut Jurnal Masharif al-Syariah: Jurnal Ekonomi dan Perbankan Syariah (2023), kata korespondensi secara etimologi berasal dari bahasa Inggris, yaitu correspondence, yang berarti surat-menyurat atau komunikasi dengan surat. Lantas, apa itu korespondensi?

Pengertian Korespondensi

Melansir pustaka.ut.ac.id, dalam kegiatan perkantoran, korespondensi didefinisikan sebagai teknik membuat surat dan berkomunikasi dengan surat. Sementara surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain dengan maksud untuk menyampaikan informasi.

Baca berita dengan sedikit iklan, klik di sini

Kemudian, mengacu pada repository.unitomo.ac.id, korespondensi adalah komunikasi antara seorang pegawai dengan orang lain, antara pegawai dengan instansi atau sebaliknya, antara pegawai dengan organisasi atau sebaliknya, antara instansi dengan instansi, antara organisasi dengan organisasi, dan sebagainya dengan menggunakan surat sebagai medianya.

Fungsi Korespondensi

Terdapat beberapa fungsi dari korespondensi, antara lain:

- Bukti otentik tertulis dan memiliki kekuatan hukum yang bersifat mengikat.

Peran Korespondensi

Sementara itu, dalam dunia bisnis, korespondensi memiliki peranan, yaitu:

Citra Baik (Favourable Image)

Hampir sebagian besar relasi bisnis hanya mengenal perusahaan melalui surat-surat yang telah dikirimkan. Oleh karena itu, korespondensi berperan penting dalam membentuk citra suatu perusahaan.

Reputasi (Good Reputation)

Kualitas korespondensi, baik formal maupun informal, secara langsung mempengaruhi persepsi publik terhadap profesionalisme dan kredibilitas perusahaan. Setiap surat yang dikirim menjadi peluang untuk memperkuat reputasi perusahaan sebagai mitra yang andal dan terpercaya.

Kepercayaan (Reliability)

Komunikasi yang jelas, tepat waktu, dan konsistensi melalui korespondensi bisnis membangun kepercayaan di antara para pemangku kepentingan (stakeholders), seperti klien, pemasok, dan investor. Respons yang cepat dan solusi yang efektif atas pertanyaan atau keluhan pelanggan melalui korespondensi turut memperkuat kepercayaan terhadap perusahaan.

Jenis-Jenis Korespondensi

Terdapat beberapa jenis atau pengelompokkan surat, antara lain:

Menurut Wujudnya

- Surat bersampul (surat tertutup): surat yang terdiri dari kertas surat dan sampul (amplop) dengan berbagai ukuran.

- Kartu pos: bentuk surat terbuka yang digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan singkat dan praktis dalam bentuk kartu kecil berukuran 10x15 cm yang dikeluarkan oleh PT Pos Indonesia (Persero).

- Warkat pos: surat berupa gabungan kertas surat dan amplop yang dapat digunakan sebagai lembaran isi surat.

- Telegram: berita yang tercetak dan disampaikan dari jarak jauh.

- Teleks: sistem komunikasi tertulis jarak jauh yang menggunakan kode khusus.

- Memorandum (memo): surat yang digunakan oleh pimpinan untuk menyampaikan pesan singkat yang berupa permintaan atau hal-hal lain dalam organisasi.

- Nota: pesan singkat yang dibuat oleh pimpinan yang berisi permintaan data atau informasi penting di dalam organisasi.

- Surat tanda bukti: surat yang mempunyai fungsi sebagai tanda bukti pengakuan sah atas suatu pembayaran tertentu.

Menurut Pemakaiannya

- Surat pribadi: korespondensi yang dibuat oleh seseorang yang menyangkut kepentingan bersifat personal.

- Surat dinas: surat resmi yang berkaitan dengan kepentingan tugas dan kegiatan dinas.

- Surat bisnis atau surat niaga: surat yang digunakan untuk menyelenggarakan kegiatan usaha.

- Surat sosial: surat yang digunakan lembaga-lembaga sosial kemasyarakatan untuk kepentingan masyarakat pada umumnya.

Menurut Jumlah Sasaran yang Dituju

- Surat biasa: surat yang berisi informasi bersifat umum atau bukan bersifat pribadi.

- Surat edaran: surat pemberitahuan yang disampaikan kepada target dalam jumlah banyak.

- Surat pengumuman: surat yang berisi pemberitahuan tentang suatu hal yang perlu diketahui.

Menurut Sifatnya

- Surat biasa: korespondensi yang bersifat bukan rahasia.

- Surat konfidensial (terbatas): surat yang termasuk dalam kategori rahasia dan terbatas untuk kalangan tertentu.

- Surat rahasia: surat yang hanya dibaca oleh pihak tertentu dalam suatu organisasi.

Menurut Urgensi Penyelesaiannya

- Surat biasa: surat yang penanganannya tanpa perlakukan khusus.

- Surat segera: surat yang memerlukan penanganan secepat mungkin.

- Surat kilat: surat yang memerlukan penanganan dengan sangat segera dan harus didahulukan.

Menurut Isi dan Maksudnya

Penggolongan korespondensi berdasarkan isi dan maksudnya sangat bervariasi. Misalnya, surat pemesanan produk, surat penagihan, surat perjanjian, dan sebagainya.

Unsur-Unsur Korespondensi

Secara umum, bagian-bagian dari surat bisnis atau surat dinas mencakup beberapa komponen, meliputi:

Kepala Surat (Kop Surat)

Kepala surat menunjukkan ciri khas suatu lembaga yang mencakup nama instansi, alamat lengkap, nomor telepon, nomor faksimile, nomor kontak pos, alamat situs web dan surel (email), serta logo atau lambang lembaga. Dalam perkembangannya, penulisan kop surat dapat menggunakan pola rata kiri, tengah, atau kanan.

Tanggal Surat

Pencantuman tanggal surat bertujuan untuk memberitahukan kepada penerima tentang kapan surat ditulis. Dengan tanggal surat, penerima akan mengetahui berapa lama surat tersebut dalam perjalanan hingga sampai ke tangan.

Nomor, Lampiran, dan Perihal atau Hal

Nomor, lampiran, dan perihal ditulis dengan diawali huruf kapital dan diikuti dengan titik dua yang ditulis secara berurutan ke bawah. Penulisan kata lampiran bersifat opsional apabila ada berkas yang dilampirkan dalam surat tersebut.

Nama dan Alamat Surat

Dalam penulisan nama orang yang dituju, hendaknya diperhatikan mengenai kebiasaan memanggil nama yang bersangkutan. Tulis nama dan alamat dengan kata sapaan dan gelar akademis maupun nonakademis secara benar ejaannya.

Salam Pembuka

Salam pembuka menjadi bentuk penghormatan dalam korespondensi yang dilakukan oleh pengirim. Beberapa salam pembuka yang sering digunakan dalam dunia bisnis, yaitu dengan hormat, salam hormat, atau salam sejahtera.

Isi Surat

Isi surat adalah inti dari korespondensi yang disampaikan oleh pengirim. Isi surat mencakup tiga komponen, yaitu paragraf pembuka, isi, dan penutup.

Salam Penutup

Surat yang baik membutuhkan salam penutup sebagai suatu ungkapan sikap hormat, sopan, atau etika dalam berkirim surat. Contoh salam penutup, misalnya hormat saya atau hormat kami.

Tanda Tangan, Nama, dan Jabatan

Surat bisnis atau dinas dianggap sah bila ditandatangani oleh pejabat yang berwenang, yaitu pimpinan instansi. Dengan penandatanganan surat, berarti mengesahkan isi surat dan akibat yang ditimbulkannya.

Tembusan

Kata tembusan yang ditulis menggunakan huruf awal kapital diletakkan di sebelah kiri pada bagian kaki surat. Bagian tersebut dicantumkan jika surat memerlukan tembusan ke beberapa pihak atau instansi lain yang berkaitan.

Inisial

Inisial disebut juga sebagai sandi, yang merupakan tanda pengenal bagi petugas yang membuat surat. Inisial berguna untuk mengetahui siapa yang menyusun konsep atau mengetik surat, sehingga saat terdapat kesalahan, orang yang bersangkutan dapat dihubungi dengan mudah.