Rapat tanpa palu

BANYAK eksekutif yang menganggap bahwa rapat adalah hal buruk yang sialnya - sangat diperlukan. Di salah satu kantor saya dulu ada seorang manajer yang sering jatuh sakit pada hari Selasa. Soalnya, tiap hari Selasa diselenggarakan rapat manajemen. Tuesday sickness, seloroh kami, bila melihat kursinya diganti oleh orang nomor dua di departemennya. Banyak orang yang menganggap bahwa rapat hanyalah penyia-nyiaan waktu. Semakin banyak peserta rapat, semakin panjang rapat itu akan berlangsung. Apalagi kalau rapat itu tidak memutuskan terlebih dahulu kapan rapat itu akan diakhiri. Tidak salah kalau Lane Kirkland berkata bahwa semakin sedikit peserta rapat akan semakin penting arti dan manfaat rapat itu. Rapat memperoleh reputasi sedemikian buruk, sebab yang paling jelas, rapat itu sendiri adalah merupakan sesuatu yang kuno. Dalam beberapa dasawarsa terakhir ini kemajuan pesat di sekeliling kita Bremen hanya berjarak sejangkau tangan: kita cukup menekan tombol-tombol nomor telepon dan bisa berbicara dengan petugas bursa tembakau. Dengan sistem langganan database, kita mengetahui bursa efek dan kurs valuta asing di New York atau Hong Kong sebelum surat kabar menyiarkannya. Dengan komputer, pimpinan perusahaan dapat mengetahui angka penjualan dalam waktu singkat. Sebuah pabrik rokok kretek di Jawa Timur bahkan mengoperasikan helikopter untuk meningkatkan mobilitas para eksekutifnya. Tetapi rapat masih tetap begitu-begitu saja. Pemimpin rapat duduk di kepala meja sering kali dengan palu di tangan - sementara para peserta rapat duduk mengelilingi meja. Kadang-kadang ada sekretaris untuk mencatat risalah rapat. Hampir semua rapat formal dilakukan mengikuti Robert's Rule: adanya pemimpin rapat, adanya agenda rapat, persoalan yang tclah lalu, persoalan yang akan datang, setuju atau tidak, lain-lain, dan kemudian semuanya dicatat dalam risalah yang akan disahkan pada rapat berikutnya. Itu memang cara kuno. Pada abad ke-19 parlemen Inggris sudah melakukan sidangnya secara ini. Di Tapanuli ada batu-batu tempat duduk yang menunjukkan bahwa raja-raja dulu rapat dengan cara itu pula. Kita tahu bahwa produktivitas, kreativitas, efisiensi, keikutsertaan, dan komitmen adalah hasil. Bila Anda menginginkan hasil itu, sudah barang tentu Anda harus mengetahui bagaimana proses untuk mencapai hasil itu. Percuma membuat rapat tentang efisiensi kalau rapat itu sendiri diselenggarakan di hotel dan makan waktu seminggu. Ingat, waktu rapat pun perlu dianggarkan. Sebuah rapat yang membawa hasil biasanya mengandung lima unsur berikut: 1. Ada fokus yang sama tentang masalah yang dibicarakan. Agenda perlu dibuat dari disepakati. Pemimpin rapat harus bertindak menjadi "polisi lalu lintas" yang baik untuk menjaga arah pembicaraan pada fokus ini. 2. Ada fokus yang sama tentang proses. Pemimpin rapat harus sadar bahwa ia memegang dua peran: peran kekuasaan dan peran proses. Sebagai pemimpin, bisa saja ia menyatakan kekuasaannya dengan mengatakan, "Untuk menurunkan 15%, biaya operasi, maka mulai minggu depan makan siang gratis dari antar-jemput karyawan ditiadakan." Akan lebih produktif kalau ia memakai proses interaksi dan berkata, "Kita perlu menurunkan biaya operasi. Saya minta pendapat Saudara bagaimana kita bisa mencapai hal itu." 3. Ada pemimpin rapat atau penata tertib yang menjaga berlangsungnya percakapan yang lancar dan berimbang. Pemimpin tidak perlu memakai palu dan tidak mendominasi kesempatan berbicara. 4. Pemimpin rapat atau penata tertib harus menjaga agar pembicara tidak menyerang peserta rapat lainnya secara pribadi. 5. Tiap peserta rapat harus menyadari perannya masing-masing. Karena itu, perlu juga memastikan agar orang yang tidak perlu hadir tidak diundang. Singkatnya, rapat perlu struktur dan pemimpin. Selama dua hal itu jelas, pengaturan tempat duduk tidak penting. Ada yang memakai meja bundar. Ada yang sambil berdiri. Ada yang sambil makan pagi. Bondan Winarno