Cara ANRI Merawat Ribuan Koleksi Arsip Nasional

Arsip-arsip ANRI kebanyakan diperoleh dari kementerian/lembaga, organisasi masyarakat, dan partai politik. Termasuk koleksi baru mereka, 57.406 lembar foto cetak seputar Jakarta periode 1958-1965 dari Departemen Penerangan. Arsip paling banyak diperoleh dari Sekretariat Negara. ”Ada kertas, foto, video, film, dan arsip elektroniknya,” kata Wiwi.

Medium arsip disimpan di Unit Pelestarian ANRI. Wiwi mengatakan temperatur ruang disesuaikan dengan media koleksi. Misalnya arsip kertas, suhunya 18-20 derajat Celsius dengan kelembapan tidak lebih dari 15 persen. Sedangkan suhu penyimpanan foto dan film harus 8 derajat Celsius. ”Di atas itu, rusak,” tuturnya.

Selama penyimpanan, ada proses pencegahan dan perbaikan dari kerusakan. Misalnya pencegahan preventif. Selain mengatur suhu ruangan, area penyimpanan harus dipastikan bebas dari debu dan kotoran. "Karena akan menyebabkan obyek arsip berjamur dan mudah diserang serangga," ujar Wiwi. Sedangkan proses kuratif berupa menambal arsip kertas yang bolong. Penambalan memakai tisu sesuai dengan warna kertas atau laminasi. Ada juga arsip kertas yang dibungkus memakai plastik khusus atau enkapsulasi.

Ada mekanisme penilaian risiko atau risk assessment. Para arsiparis memantai kondisi koleksi mereka secara berkala. Jika mendapati gejala kerusakan, mereka segera memperbaikinya. Bisa dengan laminasi, enkapsulasi, atau alih media. ”Alih media dari bentuk fisik ke digital,” kata Wiwi, yang juga menjadi pelaksana tugas Direktur Pengolahan Arsip.

Dia mengatakan setiap arsip, baik berupa kertas, film, maupun video, mengandung bahan kimia yang dengan sendirinya dapat merusak obyek tersebut. Istilahnya adalah autodegradasi. ”Jadi, kami sifatnya hanya memperpanjang umur, bukan menyetop kerusakan,” ujar magister sejarah dan kearsipan lulusan Universitas Leiden pada 2009 itu.

Seperti namanya, pengarsipan menjadi napas ANRI. Menurut Wiwi, semua medium penting harus memiliki cadangan untuk menghindari musnahnya data penting atau hilang akibat kerusakan medium utama. Penyalinan data, dia melanjutkan, kian terasa penting setelah terjadi peretasan Pusat Data Nasional pada Juni 2024. "Kalau enggak punya backup data, informasinya hilang, dong,” ucap Wiwi.

Suasana diskusi inventaris arsip foto Departemen Penerangan oleh pegawai Arsip Nasional Republik Indonesia, di Ruang Binakarna, Hotel Bidakara, Menteng, Jakarta, 6 November 2024. TEMPO/Ihsan Reliubun

Mengingat banyaknya koleksi ANRI, tidak semua arsip disalin ke bentuk digital. Ada skala prioritasnya. Pertama, kata Wiwi, arsip yang paling sering diakses. Berikutnya, arsip yang kualitas mediumnya telah menurun. Terakhir, adanya permintaan dari pengguna.

Backup data juga terbentur ketersediaan perangkat. Wiwi mengatakan, dengan pesatnya perkembangan teknologi, mereka kesulitan mendapatkan perangkat keras untuk menyalin file video dari medium kaset. "Video player kami terbatas," ujar Wiwi. Mereka telah berupaya mencari pemutar kaset video di pasar loak, tapi kebanyakan tidak bisa beroperasi secara utuh.

Pengarsipan tidak sekadar menyimpan. Ada juga proses penginformasian. ”Kita tidak hidup di zaman itu, tapi harus secara akurat menentukan waktu, peristiwa, dan tokohnya,” ujar Wiwi, yang menunjuk koleksi foto Jakarta periode 1958-1965 dari Departemen Penerangan itu.

Koordinator pengelolaan arsip wilayah Jakarta 1958, Hasna Fuadilla Hidayati, mengatakan ada saja kesulitan dalam penelusuran informasi foto yang hendak mereka arsipkan. Ribuan foto tersebut tidak disertai caption. Dia mencontohkan foto-foto seputar Asian Games 1962. Departemen Penerangan memiliki foto persiapan pesta olahraga terakbar se-Asia itu sejak 1958. Mulai dari rapat persiapan; pembangunan berbagai gelanggang di kompleks Gelora Bung Karno, Jakarta Pusat, itu; sampai kedatangan atlet dari 14 negara sahabat. "Tapi tak ada keterangan dan tidak berurutan secara waktu," ujar Hasna.

Untuk menambah nilai historis, para arsiparis menelusuri berbagai sumber sejarah, termasuk berita-berita di koran pada masa itu yang tersimpan di Perpustakaan Nasional. Saat mendapatkan informasi tentang satu foto, mereka memeriksa ulang ke sumber lain supaya terverifikasi. Hasna dan kawan-kawan membutuhkan waktu sekitar tiga bulan untuk memberi keterangan pada lebih dari 6.000 lembar foto koleksi Departemen Penerangan tersebut.

Pengarsipan foto Departemen Penerangan—yang dibubarkan di era pemerintahan Presiden Abdurrahman Wahid pada 1999—itu sebagian besar merekam kegiatan pemerintahan di bidang politik, ekonomi, sosial dan budaya, serta pertahanan dan keamanan. Kris Hapsari, Ketua Tim Pengolahan Arsip I, mengatakan foto-foto tersebut kini memiliki keterangan. "Misalnya di satu arsip foto Presiden Sukarno dan Ruslan Abdul Gani, ada keterangan mereka sedang apa, di mana, kapan, dan konteksnya apa," tutur Kris. Setelah penataan fisik dan informasi, tumpukan foto tersebut diserahkan ke ruang baca. "Peneliti bisa meminjam arsipnya untuk melakukan riset."

Anhar Gonggong. TEMPO/Yosep Arkian

Sejarawan Anhar Gonggong, 81 tahun, termasuk orang yang kerap menggali informasi di kantor ANRI di Jalan Ampera Raya, Pasar Minggu, Jakarta Selatan. Menurut akademikus yang banyak menulis sejarah pada periode kolonial dan pasca-kemerdekaan ini, dokumentasi ANRI cukup lengkap, termasuk arsip dari abad XIX dan XX.

Anhar mengandalkan arsip nasional milik ANRI sejak menulis buku Hadji Oemar Said Tjokroaminoto pada 1984. Menurut dia, hal yang perlu dikembangkan ANRI adalah menjalin kerja sama dengan lembaga arsip negara lain, terutama yang memiliki hubungan penjajahan dengan Indonesia, yaitu Portugis (sekarang bernama Portugal), Spanyol, Belanda, Prancis, Inggris, dan Jepang. "Mereka bisa memberikan sumber-sumber yang kita minta," kata Anhar.