Komputer, babak baru dalam manajemen babak baru dalam manajemen komputer: babak baru dalam manajemen indonesia, memasuki manajemen ...

SEBUT nama seseorang, dengan mengejanya perlahan, untuk mengkonfirmasikan jadwal penerbangan. Apa yang bisa diperbuat komputer perusahaan Garuda? Hanya perlu waktu beberapa detik saja, komputer akan memanggil kembali rekaman jadwal orang itu, yang tersimpan di pusat pengolahan data perusahaan penerbangan. Hampir pada saat bersamaan pula, permintaan konfirmasi serupa, atau permintaan memperoleh kursi datang dari pelbagai tempat terpisah, juga bisa dipenuhi pusat pengolahan data dengan cepat. Komputer tak syak lagi telah menerobos batas waktu dan tempat dengan ketangkasan mengagumkan. Hasil teknologi mutakhir itu kini banyak dijadikan tumpuan harapan untuk turut mendukung pelbagai aktivitas bisnis dan keilmuan. Dalam upaya memperkenalkan jasa komputer itulah, PT Usaha Sistem Informasi, pekan depan (8-13 Agustus) akan menyelenggarakan pameran terbuka di Wisma Metropolitan, Jakarta. Pelbagai produk komputer International Business Machines (IBM), akan dipertontonkan di markas besar agen komputer terkemuka itu. Usaha Sistem Informasi (USI), yang mewakili kepentingan IBM di sini tentu mengharapkan agar pameran itu berhasil memancing lebih banyak pemakai produknya. Dikenal di sini sejak 1938, IBM memang telah dipakai secara luas oleh pelbagai sektor industri: perminyakan, jasa perbankan, konstruksi, dan lain-lainnya. Sudah ratusan komputer merk itu, dari yang berharga puluhan juta sampai ratusan juta rupiah, laku. "Pertumbuhan penjualan kami rata-rata mencapai 30% setiap tahun," ujar IG.M. Mantera, direktur operasi USI. Otomatisasi perkantoran dengan komputer memang telah mendorong penjualan produk itu naik dengan mengesankan. Juni lalu dalam usaha melayani kebutuhan pelbagai perusahaan kecil dan menengah, USI mulai memasarkan jenis personal computer (pc), yang dijual Rp 5,6 juta lengkap dengan mesin pencetaknya. Belum jelas benar, seberapa jauh komputer mikro merk itu akan berhasil mengambil porsi merk lain, seperti Xerox Apple, Commodore, Radio Shack, Wang dan Tele Video, yang sudah lebih awal memasuki pasar lokal. IBM memang dikenal sebagai pembuat komputer besar (mainframe). Tapi tahun ini IBM berhasrat menjual 400-500 ribu komputer mikro di seluruh dunia, atau 21% dari total penjualan seluruh komputer mikro dunia yang diperkirakan mencapai US$5,4 miIyar. Tahun lalu, hanya 14 bulan sesudah IBM memperkenalkan jenis komputer mikro, penjualannya baru mencapai 200 ribu. Agen tunggal IBM di Jakarta jelas mempunyai tugas berat untuk ikut berperan agar memenuhi ambisi markas besarnya di New York. Peluang besar tampaknya tetap terbuka mengingat sejumlah agen tunggal komputer hingga kini masih mampu meraih angka penjualan tinggi setiap bulannya. PT Info Data Commodore, agen tunggal komputer merk Commodore di Jakarta, misalnya, rata-rata mampu menjual 15 unit komputer. Sedang perusahaan Computerland, yang di Indonesia, antara lain, mengageni merk Apple, Fortune, Altos, Corpus, Atari, dan Digital, setiap bulan menjual 20 unit. Bahkan komputer mikro Xerox, sekalipun baru setahun hadir di sini, sudah mencapai angka penjualan 100 buah hingga bulan lalu. Karena beranggapan pasar masih longgar, PT Borsumij Wehry Indonesia (BWI), tahun ini merasa mampu menjual komputer Hermes dengan nilai Rp 2,5 milyar. "Prospek untuk bisnis ini cukup cerah, karena pengusaha, jika tak mau ketinggalan, harus pula menggunakan komputer untuk menunjang kegiatannya," ujar A. Sukandar, wakil direktur pemasaran BWI. BWI yang bertindak sebagai distributor untuk pelbagai komoditi perdagangan, sudah hampir tiga tahun lm memanfaatkan jasa komputer. Di kantor pusat perusahaan itu di Jalan Kartini, Jakarta, ada seperangkat komputer Hermes berharga Rp 200 juta. Dengan jasa alat inilah, pembukuan induk perusahaan, monitoring perkembangan penjualan pelbagai komoditi, sampai ke soal kalkulasi harga suatu produk, bisa ditangani. Jika manajemen ingin mengetahui perkembangan penjualan susu Cap Bendera yang ditanganinya, informasi pun bisa cepat diperoleh, dan akurat. Kecepatan dan keakuratan menyediakan informasi memang menjadi kelebihan komputer. Ribuan informasi berupa kata dan angka, bisa disimpan di dalam sebuah diskettes (piringan perekam data) yang jika diperlukan bisa dituangkan kembali ke atas kertas, dengan kecepatan luar biasa, dan tanpa salah. Karena itulah ratusan lembar kertas dan puluhan jam kerja bisa dihemat. Meja ruang rapat direksi pun tak perlu tumpukan map. "Dengan cepat pula kini kami bisa segera memutuskan, apakah harga penjualan suatu barang bisa diturunkan atau tidak, dan konsekuensi keuntungan yang akan diperoleh pun cepat diketahui," ujar Sukandar. Kecepatan memberikan informasi semacam itu juga telah dilakukan sejumlah lembaga keuangan swasta di sini. Coba Anda berdiri di loket pelayanan nasabah di cabang Bank Niaga di Ratu Plaza, Kebayoran. Katakan Anda saat itu ingin mengambil sejumlah uang, yang sebelumnya pernah Anda bukukan dalam rekening kantor cabang bank itu di Jalan Gajah Mada, Jakarta Pusat. Hanya dalam tempo beberapa menit, komputer di loket akan memberi informasi, apakah saldo uang di rekening Anda masih memadai atau tidak guna memenuhi permintaan itu. Sejak Mei lalu, Bank Niaga telah menggunakan jasa komputer Univac untuk melayani kepentingan nasabahnya. Di pusat pengolahan data bank itu, semua catatan mengenai posisi keuangan nasabah disimpan dalam puluhan, atau mungkin ratusan diskettes Informasi mengenai nasabah ini diperoleh pusat pengolahan data tadi dari komputer di lima cabang bank itu di Jakarta. Jika diperlukan, pusat pengolahan data itu bisa memberikan informasi cepat kepada komputer di meja pelayanan nasabah. Dengan demikian, nasabah tak perlu lagi berdiri antre untuk memperoleh konfirmasi. Idham, direktur utama Bank Niaga, menyebut peningkatan pelayanan itu merupakan usaha mengejar ketinggalannya. "Ibarat orang bepergian, bank-bank lain sudah menggunakan mobil, masak kami pakai sepeda," katanya kepada Julizar Kasiri dari TEMPO. Sejauh ini orang nomor 1 di Bank Niaga itu belum bisa mengungkapkan berapa besar keuntungan akibat pemakaian sistem komputer berharga Rp 2 milyar tadi. Yang sudah pasti, karyawan bagian pengolah data nasabah tak perlu lagi kerja hingga larut malam menyiapkan laporan terakhir. "Sekarang pukul delapan malam kantor sudah kosong," ujar Hari S. Nugroho, kepala Bagian Pengolahan Data Elektronik Bank Niaga. Pelayanan seperti itu sesungguhnya sudah dilakukan lebih dulu oleh BNI 1946, sejak awal Maret silam. Bank dengan kekayaan Rp 3,4 trilyun ini, baru melayani kepentingan nasabah yang punya rekening giro, tabungan, dan pinjaman di kantor pusatnya di Jalan Lada, Jakarta Kota. Di sini seorang nasabah hanya menunggu lima detik untuk memperoleh kepastian, apakah saldo dananya masih mencukupi untuk memenuhi permintaan, misalnya, pencairan selembar cek. Secara bertahap, menurut Somala Wiria, direktur utama BNI 1946, pelbagai kantor cabang bank itu juga akan dilengkapi dengan komputer, dan diintegrasikan dengan pusat pengolahan data elektronik kantor utama. Dengan komputerisasi itu, seorang nasabah kelak bisa mengambil tabungannya di mana saja. Jadi jika seseorang yang menabung di cabang bank itu di Kramat Raya, Jakarta, "maka bisa saja suatu saat dia mengambil tabungan, misalnya, di kantor cabang Cikini," katanya. Tidak semua bank tentu menganggap komputer mendesak dipakai untuk membantu meningkatkan pelayanan pada nasabah. Panin Bank Jakarta, hanya menggunakan komputer NCR, yang dibelinya Rp 200 juta, khusus untuk melayani pembukuan di dalam kantor cabang Jalan Sudirman saja. Komputer, menurut Fuady Mourad, direktur bank itu, bukan satu-satunya sarana untuk menyenangkan kepentingan nasabah." Jangan lupa, buat nasabah yang penting adalah hasil akhirnya," katanya. "Ibarat orang makan nasi, mereka tak akan tanya apakah Anda masak pakai komputer atau tidak -- yang penting enak, dan mereka menyukainya." Selain perlu persiapan matang, menurut Fuady, pemakaian komputer secara terintegrasi antara kantor pusat dan cabang Panin Bank juga membutuhkan kemulusan saluran telekomunikasi. Dia belum bersedia menghubungkan pusat pengolahan data elektronik bank di Jalan Sudirman, dengan cabang di Jalan Kopi, Kota, mengingat pengalaman selama ini. "Saya masih ragu, apakah saluran telepon yang dipakai itu nanti bisa rapi," katanya. Karena pertimbangan itulah Fuady memberi ancar-ancar, "baru tahun 1986 nanti kami bisa pakai komputer penuh." Keraguan semacam itu tentu tak dialami Walter Wriston, direktur utama Citicorp, AS, mengingat jaringan telekomunikasi di sana sudah sangat maju. Induk perusahaan Citibank itu malah memakai jasa satelit untuk menghubungkan markas besarnya di New York dengan 2.437 kantor cabangnya di 95 negara. Dengan semboyan "The Citi Never Sleeps" jaringan komunikasi elektronik bank terbesar di dunia itu, dengan kekayaan US$130 milyar (1982), selama 24 jam melayani kepentingan nasabahnya. Melalui jaringan itulah ribuan terminal komputer nasabahnya di AS dihubungkan dengan pusat pengolahan data elektronik Citibank, New York. Dan lewat jaringan ini pula, pusat pengolahan data elektronik itu memberikan informasi, misalnya, mengenai harga saham, atau obligai dari suatu perusahaan yang sudah go public kepada nasabah. Dan nasabah bank itu bisa saja memanfaatkan fasilitas tadi untuk berbelanja, tanpa beranjak sedikit pun dari rumah, dengan menggunakan dananya yang tersimpan di Citibank. Dengan beberapa kali isyarat elektronis, di Citibank perpindahan dana jutaan, bahkan mungkin milyaran dollar bisa dilakukan hanya dalam tempo beberapa detik. Selain mempertimbangkan kepentingan nasabah, kata seorang konsultan, manajemen suatu perusahaan setidaknya juga harus memperhitungkan banyaknya volume kerja yang harus ditanganinya. Luasnya kegiatan usaha, penyediaan sumber daya manusia, dan akibat apa yang mungkin timbul dengan diperkenalkannya pemakaian komputer di situ, harus pula diperhitungkan. Pada hakikatnya memang, menurut Tigran T. Adhiwiyogo, wakil direktur utama PT Astra Graphia, komputer tidak diperlukan jika skala kerja yang bakal ditanganinya tidak luas. "Buat apa pakai komputer mikro untuk pembayaran gaji kalau karyawannya hanya 50 orang," katanya. Tanri Abeng, direktur utama PT Multi Bintang Indonesia, menganut sikap dan wawasan seperti itu. Untuk menyusun penggajian 1.100 karyawannya, yang tersebar di Tangerang, Surabaya, dan Medan, dia merasa cukup dengan hanya menyewa komputer perusahaan lain. Hanya untuk monitoring produksi, inventarisasi, dan proses pemasakan, pabrik bir itu menggunakan komputer. "Belum tentu dalam satu, atau dua tahun mendatang, saya akan memakai komputer terintegrasi di kantor ini," ujar Tanri Abeng. "Saya masih akan menilai apakah komputer dibutuhkan, atau tidak." Tidak semua pimpinan puncak perusahaan tentu punya wawasan baik seperti Tigran dan Abeng. Buktinya, menurut Amirullah Rasyim, manajer penjualan Computerland, banyak di antara calon pemakai komputer buru-buru ingin memborong alat itu untuk menyelesaikan menumpuknya pekerjaan. "Kalau dilayani begitu saja, komputer kami akan laris," katanya. "Terpaksalah kami menjelaskan dulu prosedurnya, apa persoalannya, baru sesudah itu kami layani." Bahkan jika perlu dilakukan pula survei ke kantor calon pembeli. Dengan cara itulah, Astra Graphia, yang mengageni komputer mikro Xerox, berusaha mengetahui persoalan yang dihadapi calon pemakai alat itu. Dari situ, penjual akan mengetahui komputer macam apakah yang akan berguna secara maksimal untuk menolongnya. "Kalau dari hasil survei perusahaan itu belum membutuhkan komputer, kami akan mengatakan terus terang," ujar Tigran Adhiwiyogo. Apa yang harus dilakukan calon pemakai sebelum membeli komputer? "Pastikanlah, apa yang Anda mau dari komputer, dan bagaimana memperlakukannya kelak, sebelum Anda memutuskan untuk membelinya," begitu nasihat seorang pemakai komputer kawakan. Tapi demi selamatnya dana perusahaan, demikian nasihat sebuah majalah manajemen, lebih baik "mengundang seorang konsultan untuk menangani komputerisasi kantor Anda." Konsultan berpengalaman dianggap akan banyak membantu penempatan fungsi komputer secara tepat dalam Sistem Informasi Manajemen. Dengan bantuan komputer yang dipakai secara maksimal itulah, kelak sistem itu diharapkan bisa memberikan segala informasi yang dibutuhkan pimpinan secara cepat dan akurat. Dalam upaya otomatisasi itu, kata sebuah sumber, perlu juga diperhatikan apakah sistem komputerisasi itu terpusat, atau terpecah-pecah. Juga apakah sistem akan digunakan hanya untuk menolah dalam penyusunan laporan, atau akan dipakai membantu menyelesaikan masalah. Dengan bantuan konsultan ini, calon pemakai diharapkan bisa pula menyusun suatu kontrak, yang melindungi kepentingannya sendiri, dengan pihak penjual komputer. "Kontrak yang disusun pensuplai komputer mungkin tidak melindungi kepentingan nasabah secara menyeluruh," ujar konsultan SGV Oetomo dalam brosurnya. "Biasanya nasabah berada di pihak yang lebih lemah dan dirugikan, terutama bila itu merupakan kontrak pembelian komputer yang pertama kali." Kalau toh tak ingin pakai konsultan, apa yang harus dilakukan calon pemakai? Tiga tahun lalu, dalam penerbitan Juli 1980, majalah manajemen Inc. memberi sejumlah nasihat untuk calon pembeli. Menurut media cetak itu, ada empat hal harus diperhatikan dalam membeli sistem komputer: Piranti keras (hardware), dukungan data dan keamanan, pelayanan purna jual, dan biaya pemasangannya. Untuk piranti keras, misalnya, yang harus diperhitungkan adalah berapa kapasitas penyimpanan diskettes, apakah nyala angka dan huruf di layar terminal tidak cepat melelahkan mata, dan apakah piranti keras itu mudah diperluas? Calon pemakai juga dinasihati untuk memperhitungkan berapa biaya pemasangan dan perawatan sistem komputer itu. Besarnya biaya pemasangan ini bagi PT Toyota Astra Motor, agen tunggal mobil Toyota, merupakan faktor paling menentukan dalam memutuskan pemasangan komputer. "Komputerisasi baru layak, kalau biayanya tidak lebih tiga persen dari keuntungan bersih perusahaan," ujar Handi A.A., Asisten Manajer Sistem Kantor TAM. Baru tiga tahun lalu sesudah melewati jangka penyewaan, agen itu membeli komputer IBM US$65 ribu untuk menangani pengadaan dan pengeluaran suku cadang pelbagai tipe mobil Toyota. Yang harus diingat pula, kata majalah inc. lebih lanjut, komputer tidak bisa diajak memecahkan evaluasi persoalan yang bersifat subyektif, dan tidak bisa diajak turut menyelesaikan masalah jadwal produksi perusahaan. Alat pintar itu juga tidak selalu benar. "Konsep bahwa komputer itu jauh dari kekeliruan sesungguhnya merupakan kesalahpahaman," kata seorang ahli hukum. "Sistem akan dan dapat melakukan kesalahan, jika terjadi kesalahan pada sirkuit komputer," katanya. Karena harus selalu diperintah, menurut Uday Ahmad, Manajer Akuntansi PT Adhiguna Shipyard, Jakarta, komputer hakikatnya adalah makhluk "paling bodoh" di dunia. Dia juga menganggap hasil teknologi mutakhir itu hanya "merupakan alat bantu dalam pekerjaan." Karena itu, tulis Inc., komputer juga tidak bisa diajak menghapuskan sama sekali kesalahan prosedur manual, misalnya, seperti dalam pencatatan pembukuan. Bagi para pemakai di sini, sejumlah kekurangan komputer semacam itu bukan merupakan soal penting yang menghalangi penggunaannya. Pelbagai instansi pemerintah memang kelihatan paling gemar untuk segera meminta jasa mesin pintar itu, dengan membelinya kontan, untuk menyusun daftar gaji, menghitung jumlah kerbau, dan membuat rekening tagihan. Tapi karena aplikasi terbatas, dan beban puncak pemakaian hanya tercapai beberapa hari, akibatnya komputer banyak menganggur (idle). Ambil contoh komputer besar ICL milik Pemerintah Daerah Jawa Timur, yang dibeli Rp 600 juta, pertengahan tahun lalu. Mesin itu ditugasi mengumpulkan data pegawai negeri sipil, dan menyusun pajak pendapatan daerah Jawa Timur. Ternyata hanya disuruh bekerja sembilan jam. Bahkan pihak pemerintah daerah di sana kini baru akan mencari masalah lain, "yang memerlukan bantuan komputer." Dalam keadaan seperti itu, pihak pemerintah daerah, seperti dikatakan R. Abd. Aziz, kepala biro tata laksananya, masih merasa perlu untuk "menambah jumlah peralatannya." Nasib komputer mini NCR milik Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Jawa Barat, yang dibeli kredit selama dua tahun dengan harga Rp 86 juta, pada pertengahan 1980, juga mengalami nasib serupa. Mesin pintar yang hanya ditugasi mencatat kubikasi pemakaian air dan membuat rekening tagihan bagi 40 ribu pelanggan PDAM itu, ternyata hanya disuruh bekerja delapan jam. Baru tahun depan komputer itu mendapat tugas tambahan mengumpulkan data, dan membuat KTP warga Bandung. Tapi Eddy Kurniady, direktur PDAM Ja-Bar, tetap merasa bangga komputer itu banyak berjasa dalam membantu tugasnya. Berkat komputer, katanya, rekening tagihan sudah bisa cepat disampaikan ke alamat pelanggan, paling lambat tanggal 10 setiap bulannya. Sejumlah 20 petugas pengetik di bagian langganan, kini tidak lagi "sampai lembur malam" untuk menyelesaikan tagihan rekening. Singkat kata, selain bisa menekan biaya lembur, komputer juga berjasa mencegah kebocoran uang PDAM akibat laporan palsu petugasnya. Karena peranan komputer itulah, maka PDAM Ja-Bar bisa meningkatkan pendapatannya. Jika pada 1979 pendapatannya hanya Rp 500 juta, maka pada 1980, 1981, dan 1982 naik tajam dengan Rp 1,5 milyar, Rp 2,4 milyar, dan Rp 3,7 milyar. Berkat jasa pemakaian komputer ini pula, pemutusan saluran karena pelanggan dicurangi petugas, kini semakin berkurang. Dalam tiga tahun terakhir ini, sesudah pencatatan dilakukan dengan benar oleh komputer, hanya terjadi pemutusan 50 saluran. Padahal sebelumnya rata-rata terjadi 200-300 pemutusan saluran air minum setiap tahunnya. Keuntungan rupiah sebesar yang diterima PDAM Ja-Bar itu tak akan diperoleh Badan Perencanaan dan Pembangunan Daerah Jawa Tengah, yang sudah memakai komputer sejak 1979, sekalipun sedikitnya sudah 15 macam aplikasi ditanganinya. Selama 16 jam penuh, komputer itu, antara lain, menangani masalah kependudukan, monitoring proyek, Ipeda, agraria sampai pariwisata. Segera sesudah mesin mutakhir itu dipakai, penyusunan gaji 220 ribu pegawai sipil provinsi itu bisa diselesalkan dalam tiga hari saja, sebelumnya sampai tiga minggu. Komputer milik Bappeda Jawa Tengah itu, hebatnya lagi, juga digunakan untuk aplikasi penghitungan konstruksi bangunan. Untuk penghitungan konstruksi, dan keperluan bahan bangunan berlantai empat, komputer ini bisa menyelesaikannya dalam dua minggu, yang jika dikerjakan manual konon makan waktu lebih sebulan. Kendati aplikasinya tidak ramai, komputer IBM milik Bank Indonesia ternyata sudah bekerja selama 22 jam penuh. Dua jenis komputer IBM digunakan otoritas moneter ini untuk menghimpun data lalu lintas dana dari 1.200 lembaga keuangan di seluruh Indonesia. Ruang lingkup dan besarnya beban kerja, yang ditanggung BI, memang memaksa otoritas moneter itu menuju ke arah otomatisasi secara menyeluruh. Tapi bagi perusahaan swasta semacam Toyota Astra Motor, otomatisasi dengan komputer, dianggap belum waktunya secara menyeluruh dilakukan, mengingat di beberapa bagian, pekerjaan masih bisa ditangani secara manual. Hanya bagian pengadaan suku cadang, bagian komponen terurai, dan bagian data produksi serta penjualan saja, yang sudah memanfaatkannya. Sikap agak hati-hati memasukkan teknologi komputer ke dalam manajemen itu juga dianut oleh direksi PT Sarihusada, Yogya. Manajemen pabrik penghasil susu SGM itu, baru memasukkan komputer mikro Apple II (Rp 20 juta) untuk kepentingan bagian keuangan saja. Jenis pekerjaan yang ditanganinya, antara lain, membuat bukti faktur, bukti kas, laporan realisasi anggaran, dan neraca keuangan. "Komputer memang dibutuhkan, tapi belum merupakan keharusan," ujar Roesdi, Kepala Bagian Akuntansi Sarihusada. Rusdi tampaknya ingin mengingatkan, pemakaian komputer dalam otomatisasi kantor secara menyeluruh akan membawa banyak implikasi. Pengaruh baik, kontrol organisasi dan distribusi wewenang akan terpusat, atau malah terbagi-bagi. Pengambilan keputusan, yang kelak dilakukan para manajer pun, tidak lagi dilakukan kasus per kasus, tapi secara umum berdasar satu aturan. Kepuasan menangani pekerjaan, yang bersifat pelayanan juga akan meningkat, tapi akibatnya para karyawan kelak akan merasa tidak aman -- karena menganggap komputer akan menyaingi peranannya. Perasaan semacam itu, menurut beberapa pengamat manajemen, justru akan muncul dengan kuat pada tingkat manajemen menengah, dan tingkat paling bawah. Maklum pekerjaan mereka, yang umumnya hanya bersifat pelayanan, secara berangsur akan diambil alih komputer. Jika pimpinan tertinggi ingin mengetahui perputaran uang, dia tinggal memencet sebuah tombol maka layar di terminal akan memperagakan data yang dimintanya -- tanpa repot memanggil manajernya. Diperkirakan kehadiran komputer secara lebih jauh akan meningkatkan jumlah para manajer dengan spesialisasi khusus. "Hanya para manajer, yang masih punya motivasi baik sajalah, yang kelak tak tergusur dengan komputerisasi itu," kata Direktur Utama Tanri Abeng. Ada benarnya. Cepat atau lambat, 'mesin otak' yang mampu memperingan beban manajemen itu akan dibutuhkan setiap perusahaan yang mulai berkembang. Setidaknya, komputer akan tampil sebagai simbol usaha yang modern.