Arti Inventaris: Pengertian, Fungsi dan Cara Mengelola

TEMPO.CO, Jakarta - Inventaris merupakan elemen yang krusial dalam manajemen barang atau aset, baik dalam ranah bisnis, organisasi, atau kehidupan sehari-hari. Umumnya, inventarisasi merujuk pada catatan yang memuat barang-barang milik suatu perusahaan, institusi, atau pabrik, dan digunakan untuk keperluan operasional atau produktivitas perusahaan. Namun, penting untuk dicatat bahwa inventaris tidak hanya meliputi barang fisik, tetapi juga sumber daya non-fisik. Artikel ini akan menjelaskan secara detail mengenai fungsi utama, dan cara efektif untuk mengelola inventaris.

Inventaris Adalah

Inventaris adalah kumpulan informasi mengenai sumber daya dan aset yang dimiliki oleh sebuah perusahaan, digunakan untuk menunjang aktivitas perusahaan secara keseluruhan, termasuk dalam proses produksi, manajemen sumber daya, dan perkembangan organisasi. Berikut ini beberapa pengertian inventaris menurut para ahli.

1. Menurut Soemarso S.R (1994)

Inventaris adalah  daftar lengkap barang yang digunakan di perusahaan atau kantor, termasuk harga, jumlah, jenis, dan kondisinya.

2. Menurut Muhammad Ali (2000)

Arti dari inventaris merupakan daftar yang mencakup semua barang dan peralatan yang digunakan dalam menjalankan tugas perusahaan, termasuk alat dan bahan yang diperlukan dalam operasional perusahaan.

3. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia

Inventaris merupakan daftar yang berisi catatan tentang barang-barang yang dimiliki oleh suatu institusi, perusahaan, sekolah, atau pemerintahan, yang digunakan untuk kebutuhan operasional.

Meskipun sering digunakan secara bergantian, istilah "aset" dan "inventaris" memiliki perbedaan penting. Aset merujuk pada semua kekayaan yang dimiliki oleh individu, perusahaan, atau entitas lain dan memiliki nilai ekonomi serta memberikan manfaat finansial. Di sisi lain, arti inventaris merupakan daftar rinci dari semua aset yang dimiliki oleh entitas tersebut. Apa itu inventarisasi? Inventarisasi adalah proses yang melibatkan pendataan, pencatatan, dan pelaporan mengenai barang-barang milik perusahaan.

Fungsi Inventaris

Secara keseluruhan, pengelolaannya tidak terbatas pada menyusun daftar barang perusahaan saja, tetapi melibatkan pengelolaan seluruh aset dan sumber daya perusahaan. Adapun fungsinya adalah sebagai berikut: 

• Memudahkan akses tata letak penyimpanan
• Memfasilitasi pengawasan
• Mengurangi penyusutan inventaris
• Memfasilitasi proses administratif perusahaan
• Menjadi bukti tertulis terhadap pengelolaan barang 
• Menjadi dasar pertimbangan dalam pengambilan keputusan.

Cara Mengelola Inventaris

Untuk menjalankan pengelolaan pendataan dengan baik, ada beberapa langkah yang dapat dilakukan. 

1. Membuat Skala Prioritas

Cara untuk mengelola inventaris yang efektif adalah membuat skala prioritas untuk daftar barang perusahaan berdasarkan kecepatan perputarannya. Hal ini membantu dalam mengidentifikasi stok barang untuk ditambah atau dihentikan suplainya berdasarkan permintaan pasar.

2. Membuat Catatan Informasi Produk

Mencatat informasi rinci tentang setiap produk yang tersedia di gudang, termasuk harga, stok, tanggal kadaluarsa, nomor batch, dan stock keeping unit (SKU). Agar memudahkan pengelolaan saat terjadi kelangkaan barang. 

3. Memantau Stock Opname Secara Berkala

Melakukan stock opname secara berkala untuk memastikan keakuratan catatan dengan kondisi sesungguhnya di gudang. Jika tidak sesuai, bisa dilakukan penanganan secepat mungkin.

4. Memilih Staf Handal dan Penanggung Jawab Kompeten

Mempekerjakan sumber daya manusia akan membantu dalam menangani tugas-tugas administratif lainnya. Pilih individu yang memiliki pemahaman luas tentang pendataan dan ketelitian dalam pembuatan laporan.

5. Meningkatkan Keamanan Perusahaan

Tingkatkan keamanan perusahaan melalui penerapan sistem keamanan. Sebagai contoh, pengadaan inventaris meliputi penyediaan sumber daya keamanan atau personel keamanan. Jika diperlukan, instalasi CCTV dapat membantu memastikan keamanan aset atau barang perusahaan. Selain itu, batasi akses ke gudang hanya kepada personel relevan untuk mencegah risiko pencurian atau kehilangan barang.

Penting juga untuk memiliki buku atau format pencatatan yang sesuai untuk mempermudah proses pendataan. Barang yang dapat diinventarisasi termasuk barang berwujud maupun tidak, seperti bahan baku, barang dalam proses, dan barang siap jual.

Dengan pemahaman mendalam tentang arti dan fungsi inventaris, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi operasional dan mengurangi risiko kerugian. Pengelolaan secara efektif merupakan kunci utama dalam mencapai tujuan bisnis atau organisasi dengan menjaga keakuratan data dan mengelola risiko dengan bijaksana. Oleh karena itu, penting untuk terus meningkatkan pemahaman dan praktik dalam mengelola inventaris agar dapat memberikan kontribusi positif dan signifikan bagi kesuksesan perusahaan.

MAGDALENA NATASYA