Mengenal Arti LPJ, Fungsi, serta Format Penyusunannya

Dokumen ini berisi evaluasi terhadap kinerja organisasi dengan fokus pada pencapaian tujuan, efisiensi penggunaan sumber daya, dan kepatuhan terhadap anggaran.

LPJ juga menjadi bentuk pertanggungjawaban organisasi atau unit terkait atas rencana awal yang telah dibuat. 

Laporan ini mencakup informasi mengenai misi organisasi, proses perencanaan, struktur internal, serta strategi yang diterapkan untuk mewujudkan tujuan yang telah ditetapkan.

Fungsi LPJ

Mengutip dari Mekari Jurnal, fungsi LPJ adalah sebagai alat evaluasi untuk menilai jalannya kegiatan yang telah dilaksanakan. 

Hasil evaluasi ini berfungsi sebagai bahan pertimbangan untuk meningkatkan atau memperbaiki kegiatan di masa mendatang.

Menurut situs Pusdikmin, beberapa fungsi LPJ antara lain:

• Mengawasi pencapaian target anggaran penerimaan.
• Menjadi dasar evaluasi dan pengambilan keputusan untuk kegiatan operasional berikutnya.
• Menguji dan merekonsiliasi pembukuan organisasi.
• Memantau kondisi kas dan rekening.
• Sebagai bahan analisis pembinaan unit terkait.
• Menyusun laporan kronologis rangkaian kegiatan.

Prinsip Penyusunan LPJ

Untuk membuat laporan pertanggungjawaban yang dapat diterima oleh semua pihak, terdapat beberapa prinsip penting harus diperhatikan:

• Sistematis dan Terpadu: Disusun secara berurutan, tanpa bagian yang terlewat, serta setiap bagian saling berkaitan.
• Rinci dan Lengkap: Menyajikan informasi detail tentang pelaksanaan kegiatan dan penggunaan dana dengan jelas dan menyeluruh.
• Transparan: Ditulis secara jujur, tanpa melebihkan atau mengurangi, terutama dalam aspek dana, dengan melampirkan bukti valid seperti kwitansi.
• Komprehensif: Menyajikan informasi lengkap yang menjawab pertanyaan dasar (5W+1H): What, Who, Why, When, Where, dan How.

Format Penyusunan LPJ

Format penyusunan laporan pertanggungjawaban dapat berbeda-beda sesuai tujuan pembuatan dan asal instansi atau organisasinya. 

Namun, terdapat sejumlah bagian yang harus ada dalam LPJ, seperti pendahuluan, pelaksanaan kegiatan, dan evaluasi.

Melansir dari Fakultas Ilmu Budaya Universitas Diponegoro, berikut format penyusunan LPJ untuk bidang akademik.

1. Lembar Pengesahan

Bagian awal LPJ memuat tanda persetujuan dari pihak berwenang terkait yang menyatakan bahwa laporan ini sah. Lembar ini biasanya dilengkapi setelah laporan selesai ditulis dan diperiksa oleh pihak yang berwenang.

2. Pendahuluan

Bagian ini mencakup beberapa hal, seperti:

• Latar Belakang Kegiatan: Berisi kondisi umum yang melatarbelakangi pelaksanaan kegiatan.
• Landasan Kegiatan: Menjelaskan dasar hukum atau program kerja yang menjadi landasan kegiatan.
• Tema dan Nama Kegiatan: Menguraikan tema serta nama kegiatan yang dilaksanakan.
• Tujuan Kegiatan: Menyampaikan tujuan yang ingin dicapai dari kegiatan tersebut.

3. Pelaksanaan Kegiatan

Bagian ini memberikan penjelasan terperinci tentang jalannya kegiatan, meliputi:

• Target Kegiatan: Rincian capaian dari tujuan yang sudah dijabarkan pada pendahuluan.
• Manfaat Kegiatan: Menjelaskan manfaat yang diperoleh dari kegiatan tersebut.
• Jenis Kegiatan: Uraian mengenai bentuk kegiatan seperti seminar, pelatihan, atau perlombaan.
• Waktu dan Tempat Kegiatan: Informasi mengenai waktu pelaksanaan dan lokasi kegiatan.
• Jadwal atau Susunan Kegiatan: Penjabaran agenda kegiatan dalam bentuk tabel atau urutan kegiatan.
• Penggunaan Dana: Laporan terperinci mengenai pengeluaran dana yang digunakan selama kegiatan.

4. Evaluasi dan Hasil Pelaksanaan

Bagian ini berfokus pada hasil kegiatan serta evaluasi selama pelaksanaan, yang terdiri dari:

• Evaluasi Pelaksanaan Kegiatan: Menjelaskan faktor pendukung dan penghambat selama kegiatan, serta kesimpulan dan saran untuk kegiatan di masa depan.
• Hasil Pelaksanaan Kegiatan: Menguraikan hasil atau poin penting yang dicapai selama kegiatan berlangsung.

5. Penutup

Bagian penutup berisi ucapan terima kasih kepada semua pihak yang mendukung kegiatan, serta permohonan maaf atas kekurangan yang mungkin terjadi selama pelaksanaan kegiatan.

6. Lampiran

Bagian ini mendukung informasi pada bagian Pelaksanaan Kegiatan, terutama terkait jenis kegiatan dan penggunaan dana. Lampiran mencakup:

• Nota atau kwitansi asli sebagai bukti pengeluaran dana.
• Foto dokumentasi kegiatan atau produk yang dihasilkan.
• Daftar hadir peserta yang mengikuti kegiatan.
• Sertifikat atau dokumen pendukung lain sebagai bukti kegiatan terlaksana.

Pilihan Editor: 3 Perbedaan Menulis Laporan dan Menulis Karya Ilmiah