Mengontrol stock lewat terminal

PEKERJAAN kasir, terutama di pasar swalayan, kini semakin ringan. Ia tak perlu lagi melihat label harga yang tertera pada barang, tapi cukup dengan "mengusapkan" barang tersebut pada lajur tertentu, maka angkanya akan muncul di layar. Mengapa angka-angka itu bisa terekam? Rahasianya, pada setiap barang telah dipasang garis-garis tipis dan tebal mewakili sistem harga. Lalu, melalui rekaman cahaya, kode garis-garis itu ditransfer ke bentuk angka di mesin hitung kasir, dan tepat. Tapi, sistem kalkulator canggih ini yang dikenal memakai sistem scanning tak punya alat pemroses maupun penyimpan data. Sehingga tak bisa dipergunakan sekaligus sebagai alat untuk mengetahui berapa barang yang terjual, dan berapa persediaan. Toko Matahari cabang Surabaya, yang diresmikan Rabu pekan ini, kini melangkah lebih maju lagi. Mereka memasang komputer sistem eceran (retail system computer) untuk mendapatkan sistem kontrol yang cepat dan sistem penjualan yang efisien. "Sistem kerja kasir juga akan lebih cepat, jadi pembeli tak perlu menunggu terlampau lama," ujar Teddy dari Matahari. Selain itu, dengan jaringan komputer ini, menurut Teddy, banyak pekerjaan manajerial yang bisa diselesaikan dengan cepat. "Ini yang barangkali lebih penting dalam sistem komputer itu," katanya. "Tapi, di kasir, perbedaannya tidak terlampau banyak bila dibandingkan dengan komputer yang sekarang banyak dipakai." Pekerjaan manajerialnya adalah mengontrol jumlah barang, pemasukan uang di kasir-kasir, dan juga pengontrolan harga. Pada dasarnya, komputer sistem eceran ini, menurut Rukman Hutasoit dari Pan System, distributor alat canggih itu, suatu paket komputer yang memiliki peralatan depan dan peralatan belakang. "Inilah yang disebutkan retail system," katanya. Peralatan depan, yang dimaksud Rukman, adalah terminal komputer yang dioperasikan oleh kasir. Melalui terminal ini, yang sekaligus berfungsi sebagai kalkulator, kasir mencatat barang barang yang dibeli pengunjung. Semua data yang masuk di peralatan depan, melalui jaringan komputer, diteruskan ke peralatan belakang. Jaringan penghubung itu, menurut Rukman, meliputi alat pemroses data, layar monitor, dan printer - yang punya ukuran cukup besar dibandingkan printer komputer biasa. Pada alat pemroses, yang dikenal dengan nama retail processor, sejumlah data diolah. Data itu meliputi catatan yang dimasukkan kasir, stok yang sudah diprogram, dan sejumlah data lain. Data itu, di peralatan belakang, bisa dibaca manajer setiap saat. Misalnya, suatu saat, ia ingin mengetahui berapa banyak barang yang terjual dan berapa nilainya, ia tinggal memencet tombol, dan semua data dari semua terminal akan masuk. Data semacam ini, menurut Dedi Kusnadi, staf Rukman, penting. Bukan cuma untuk melihat nilai penjualan, tapi juga memperkirakan situasi barang. Dengan membandingkan data stok yang sudah dimasukkan - dan data penjualan di kasir, bisa diketahui apakah barang sudah habis terjual atau belum. Bila tinggal sedikit, maka barang segera bisa ditambah. Selain mengontrol keadaan keseluruhan, manajer juga bisa mengawasi transaksi yang terjadi pada satu terminal - salah satu meja kasir. Ini termasuk meringankan kerja kasir dan juga beban tanggung jawabnya. Bila terjadi salah hitung, kesalahan bisa dilacak diperalatan belakang, dan kasir tak perlu segera mengganti dengan uang pribadinya - seperti yang kini biasa dilakukan. Komputer yang digunakan di toko Matahari, Surabaya, adalah ICL (International Computer Ltd.) bikinan Inggris dengan Tipe DRS 20. Komputer ini memiliki 32 terminal dengan radius 2.000 meter. Namun, Matahari hanya menggunakan 21 teminal 18 terminal pada meja kasir, dan 3 terminal di garis belakang untuk keperluan manajerial. DRS 20, menurut Rukman, juga memungkinkan manajer di peralatan belakang mengintervensl penghitungan kasir di garis depan. Ini diperlukan, misalnya, bila suatu jenis barang akan diturunkan harganya untuk keperluan obral, maka manajer tinggal memprogramkannya, dan harga baru secara otomatis mengubah harga di terminal kasir. Dengan begitu, kasir tak perlu tahu harga-harga mana saja yang diturunkan. Namun, DRS 20 yang, menurut Rukman, berharga Rp 160 juta itu tidak menggunakan sistem scanning. Jadi, kasir, di terminal depan, harus menghitung dengan cara biasa: memencet angka pada keyboard. Menurut Teddy, peralatan scanning memang belum dipasangkan, walau sebenarnya bisa. Juga, sementara ini, belum dipasang peralatan yang mampu langsung mengkurs nilal-nilai uang untuk pembayaran dengan valuta asing, dan peralatan untuk melayani kartu kredit. Sebenarnya di toko Kenari Jaya, Jakarta, penggunaan komputer untuk tujuan mengontrol persediaan dan laporan keuangan dari setiap penjualan barang sudah diperkenalkan sejak 1984. Namun, komputerisasi di toko ini belum menggunakan retail system. Terminal-terminal tidak dihubungkan secara langsung. Walau prinsip dan tujuannya sama: efisiensi dan kecepatan. Pemakaian komputer IBM S-36 (Rp 40 juta) di perusahaan penjual pelbagal kunci itu terasa mendesak, karena laporan keuangan dari tiga tokonya yang berjauhan, juga dari dua gudangnya, selalu terlambat. "Letak yang berjauhan itu juga menghambat pengontrolan," ujar Paul Wirasantosa, manajer proses data elektronik Kenari Jaya. Pengumpulan nota penjualan atau pembelian, retur, dan faktur masih juga diperlukan dari semua toko - sebelum akhirnya diproses di kantor pusat. Di tempat pemrosesan itu, pengelompokan kemudian dilakukan menurut jenisnya. Dengan cara begitu, demikian Paul, laporan pembelian dan penjualan per cabang cepat diketahui. Juga laporan persediaan awal dan akhir suatu barang. "Seharusnya komputer kami juga bisa digunakan untuk mendata piutang dan pembukuan. Pemakaian ke arah itu nanti akan kami lakukan secara bertahap," tambahnya. Singkat kata, pemakaian komputer untuk para usahawan tingkat pengecer memang banyak gunanya. Pemilik perusahaan dan manajer profesionalnya, jika perlu mengambil suatu keputusan, bisa melihat posisi perusahaan terakhir dengan hanya memencet sebuah tombol: semua angka lalu terbeber. J.S. Laporan Yusroni H. (Jakarta) & Yopie Hidayat (Surabaya)